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Eléments clés de la gestion des ressources ponctuelles en audit Interne

La disponibilité de ressources suffisantes et qualifiées, en plus d’être une nécessité garantissant une couverture adéquate du périmètre d’audit, répond également à une norme de l’Institut des Auditeurs Internes (IIA). La norme 2030 prévoit en effet, en matière de gestion de ressources que « Le responsable de l’audit interne doit veiller à ce que les ressources affectées à l’audit interne soient adéquates, suffisantes et mises en œuvre de manière efficace pour réaliser le plan d’audit approuvé. ».

Objectifs de la démarche

Le recours à des ressources ponctuelles peut donc répondre à deux objectifs différents, le premier étant l’augmentation des ressources disponibles (en nombre) afin de couvrir l’ensemble du plan d’audit, le second quant à lui viserait à faire évoluer les compétences de l’équipe d’audit et/ou élever la maturité de la structure d’audit interne. La gestion de ces ressources sera également différente en fonction de la configuration des équipes d’audit. En effet, une première configuration consisterait à intégrer une ressource externe dans une équipe existante, disposant d’automatismes éprouvés. La seconde, se caractériserait par une intervention d’un groupe de prestataires externes lorsque, par exemple, la structure d’audit interne est en cours de formation et/ou manque d’expertise. Ces deux configurations impliqueront des problématiques et des contraintes spécifiques à chacune. Les ressources à intégrer permettront, selon les besoins, de couvrir des zones géographiques éloignées, ou encore, d’apporter une compétence non disponible au sein de l’équipe afin de répondre à un besoin ponctuel ou à un nouveau type de missions (telle qu’une expertise technique particulière sans nécessité de la maintenir au sein de l’équipe, des contraintes linguistiques ou culturelles, ou un transfert de compétences à l’équipe déjà constituée).

Identification du type de ressources requises

En fonction de la taille de l’entreprise, la spécificité de la compétence requise et sa disponibilité sur le marché, ainsi que des moyens alloués, le choix se portera sur deux types de ressources ponctuelles :
  • Des ressources internes à l’entreprise, en mettant à profit la disponibilité d’experts internes. Ces ressources internes peuvent également provenir du Contrôle Interne, de partenaires dans le cas des Joint-Ventures, ou encore des filiales sœurs dans le cas de grands groupes.
  • Des ressources externes à l’entreprise, principalement des cabinets d’audit ou des consultants spécialisés, que ce soit via des partenariats locaux ou internationaux.

Préparation de l’intervention, estimation des budgets et sélection de la ressource

Le recours à des intervenants externes nécessite une certaine anticipation (en règle générale en année N pour l’année N+1), l’activité de l’audit interne et en particulier les aspects relatifs au calendrier de préparation et de validation du plan d’audit étant favorable à cette démarche. Mieux encore, dans le cadre d’un plan d’audit pluriannuel, l’exercice est d’autant plus facilité. Cette anticipation permet en effet de s’assurer de la disponibilité des ressources internes. C’est encore plus vrai dans le cas des ressources externes (cabinets d’audit et de conseil) au niveau desquelles le placement des collaborateurs est une considération de premier ordre. Une anticipation du besoin est donc indispensable, elle permettra de s’assurer de la disponibilité de la ressource adéquate tant du point de vue de la technicité recherchée, que de la connaissance de l’entreprise (dans le cas d’un recours ponctuel au même prestataire). Quelques éléments d’attention supplémentaire sont à considérer dans le cas d’un recours à un prestataire externe :
  • Une identification des prestataires potentiels doit être faite en amont de la décision du recours à une expertise externe.
  • Une considération particulière doit être donnée à la maturité de l’offre lorsque le besoin se situe à l’international, les niveaux de maturité n’étant bien évidemment pas homogènes.
  • La sélection des prestataires devant se faire via un appel d’offres / une Consultation, idéalement avec le support de la structure Achats. Un cahier des charges précis facilitera la mise en place d’un contrat de prestation détaillé sur lequel pourra s’appuyer le client, en particulier en matière de livrables. Le partenariat pouvant être mis en place pour une mission donnée, ou prendre la forme d’une mise à disposition de ressource pour un ensemble de missions sur période définie.
  • Dans les cas d’expertises pointues, la participation des métiers dans le processus de sélection du prestataire permet souvent une meilleure sélection.
  • Une estimation réaliste du budget prévisionnel et l’adéquation de ce dernier avec la nature des besoins, les couts étant différents en fonction des compétences recherchées ainsi que de l’expérience des intervenants.
Le choix du prestataire se fondera essentiellement sur la qualité des profils proposés (expérience, compétences), et la connaissance éventuelle de l’entreprise. Le choix des ressources, internes ou externes, devra en tout état de cause répondre aux objectifs assignés ainsi qu’à leur timing, ces objectifs devront être partagés avec les ressources ponctuelles, et sont, tel que déjà indiqué, à court terme, la réalisation des missions prévues au plan d’audit et validée par le Comité d’Audit, mais également, l’émergence de nouveaux risques inconnus auparavant et nécessitant une couverture rapide. A moyen terme, le transfert de connaissances et le gain en maturité des équipes d’audit (dans le cas de co-sourcing).

Intégration de ressources externes : Risques encourus et facteurs clés de succès

Car nous ne pouvons être auditeurs sans parler de risques, et pour cause, l’utilisation de ressources externes en génère quelques-uns, à ces risques nous opposons de bonnes pratiques qui ont pour objectif de les atténuer et ou de maximiser l’apport lié à l’intégration de ressources ponctuelles. Ces facteurs clés de succès concernent les différentes phases d’une mission d’audit. En amont de la mission, et même si en règle générale, les équipes d’audit interne sont ravies a l’idée d’accueillir un expert externe, il est concevable dans certains cas de faire face à des résistances de l’équipe d’audit en particulier en phase d’expérimentation ou encore dans le cas de mauvaises expériences passées, c’est pourquoi il est conseillé d’évoquer l’utilisation de ressources externes lors de la présentation du plan d’audit afin de rassurer les équipes et de répondre suffisamment à l’avance aux interrogations soulevées. Dans le cas de l’intégration d’une ressource interne à l’entreprise, il est conseillé de partager le calendrier complet de la mission avec le Manager de la ressource en précisant la participation de cette dernière à l’ensemble des phases de la mission à commencer par la phase de préparation, le Manager peut en effet considérer une mise à disposition de la ressource pendant la phase de terrain uniquement, négligeant ou sous estimant l’importance des phases préparation et rédaction/restitution. Quelle que soit la nature de la ressource, il est indispensable de partager avec cette dernière le manuel d’audit ainsi que les procédures de la structure afin de lui permettre de se familiariser avec la méthodologie du département d’audit interne. Il est également possible de prévoir une journée de formation à la méthodologie d’audit interne afin de s’assurer de l’appropriation par la ressource des concepts en question. Cela permettra également d’initier la collaboration au sein de l’équipe avant la rencontre avec les audités, afin de présenter à ces derniers une équipe unie. Il est d’ailleurs important de rappeler à la ressource externe qu’il n’y a qu’une seule équipe de mission, avec un objectif de mission et des auditeurs, sans distinction ni considération liée au fait qu’une partie soient des prestataires externes / ressources de l’entreprise, et une autre l’équipe d’audit interne. Enfin, la bonne communication et la construction d’une relation de confiance avec les audités étant deux choses essentielles, il sera important de mentionner aux audités, en amont, de manière formelle ou informelle, la participation d’une ressource externe afin d’éviter des sujets d’incompréhension au moment du lancement de la mission. Durant la mission, une gestion adaptée à la configuration de l’équipe devra être mise en place, en effet, il est nécessaire de ne pas sous-estimer les complexités liées au contexte (culturel, organisationnel, humain), au risque de perdre du temps pendant la mission. La ressource ponctuelle devra faire l’objet d’encadrement, qui sera certes, adapté à son expérience, il demeurera néanmoins indispensable, et passera, par exemple, par une définition des règles de management pendant la mission, validée au préalable avec la hiérarchie de la ressource lorsque cette dernière est interne à l’entreprise. La ressource externe bénéficiera d’une certaine autonomie, néanmoins, elle devra toujours être accompagnée d’une ressource du service, et ce, pendant toutes les phases de la mission. En matière de formalisation des constats et de production des conclusions, il est indispensable de s’assurer que les documents de travail de la ressource soient exploitables, de qualité et consultables après le départ de celle-ci. La qualité des travaux ainsi que le respect des normes professionnelles de l’IIA demeurent sous la responsabilité du Directeur de l’Audit Interne. Par ailleurs, une grande importance doit être donnée aux conclusions des travaux, en effet, et en particulier dans le cas où la ressource est issue d’une structure opérationnelle, elle pourrait être encline à relativiser l’évaluation d’un risque. Dans le cas de la participation d’experts, il est possible de charger un stagiaire ou un auditeur junior des travaux de vérification (testing) sous la supervision de l’expert, afin de maximiser l’utilité du temps consacré par la ressource externe, en la consacrant aux taches hautement techniques et à fortes valeur ajoutée. Enfin, comme pour toute mission d’audit, une définition incomplète ou imprécise de périmètre d’audit peut avoir un impact significatif sur le respect des délais et des couts impartis, et à plus forte raison pour les prestations externes dont les couts journaliers peuvent être très élevés, il est donc indispensable de suivre attentivement la mission en organisant des points d’étapes réguliers qui permettront de valider les livrables prévus à l’issue de chaque point. En fin de mission, un point devra être fait avec la ressource ponctuelle en impliquant son management, afin d’être en mesure de réaliser un bilan de la collaboration, et d’évaluer l’atteinte des objectifs fixés en début de mission, en particulier lorsque ces objectifs comprennent un transfert de connaissances. Dans le cas de ressources internes à l’entreprise/au Groupe, il est nécessaire d’insister sur les aspects liés à la confidentialité des travaux, des conclusions de la mission et de la documentation consultée, ces aspects étant déjà couverts par des clauses de confidentialités, reprises dans les contrats de prestation dans le cadre d’une prestataire externe. Sans prétendre couvrir l’ensemble des problématiques pouvant naitre d’une utilisation de ressources ponctuelles lors d’une mission d’audit interne, les quelques éléments repris plus haut permettront à minima d’aborder l’exercice avec plus de sérénité. [box type="shadow" align="" class="" width=""]Pour aller plus loin :

Adel Rahmani