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Les Plans de Continuité des Activités à l’épreuve du « coronavirus »

Les Plans de Continuité des Activités à l’épreuve du « coronavirus »

Confinement des salariés, limitation des déplacements, dérèglement des chaines logistiques… A l’heure où nous écrivons ces lignes, la crise du coronavirus bouleverse l’ensemble de la société et, par conséquent, le fonctionnement de nombreuses entreprises. En quoi un Plan de Continuité des Activités peut-il permettre à une entreprise de faire face? Réponses avec Véronique Naly Demachy, directrice du cabinet Mica.

Un tiers des entreprises françaises disposeraient d’un Plan de Continuité des Activités. Une estimation qui ne permet cependant pas de conclure que la majorité de ces entreprises sont réellement parées pour affronter toutes les crises et en particulier celle, inédite par son ampleur, de l’épidémie de Covid 19. « Entre le document qui donne quelques recettes et un véritable Plan de Continuité des Activités, il y a un monde, » constate Véronique Naly Demachy, experte en management de la continuité d’activité et directrice du cabinet Mica. « Souvent, les entreprises se limitent à la définition des grands principes et posent quelques solutions avec des listes de collaborateurs clés pour assurer la continuité des activités critiques. Mais ceux-ci ne sont bien souvent trop peu sensibilisés ou formés au déclenchement d’un PCA. Finalement, il n’y a pas beaucoup d’entreprises avec un plan efficace, opérationnel et adaptable à différents scénarios. » Conséquence : beaucoup d’entreprises doivent faire face à une situation de gestion de crise sans véritable outil leur permettant d’apporter une réponse rapide et efficace.

Anticiper les crises en travaillant son PCA par temps calme

Dans son livre « Manager la continuité des activités » (CNPP Editions, 2018), Véronique Naly Demachy conclut sa réflexion en affirmant que les directions d’entreprises ne peuvent plus considérer ce sujet comme un thème annexe traité en parallèle par les Risk managers. La continuité d’activité doit, au contraire, être au cœur de toutes les décisions stratégiques. « Quand, par exemple, une entreprise décide pour des raisons de réduction des coûts, de fermer quatre plateformes logistiques pour regrouper l’activité sur une seule, elle doit s’interroger sur les conséquences d’un éventuel blocage de cette plateforme sur ses activités et élaborer des réponses opérationnelles » Une crise, ça s’anticipe ! Il est donc nécessaire de construire et tester par temps calme son PCA, puis de le mettre à jour chaque année en fonction de l’évolution de l’entreprise et des risques.

Prévoir, informer, préparer : les bonnes pratiques à respecter

Si une entreprise consacre 100 jours pour construire son PCA , il lui faudra ensuite,  chaque année, entre 20 à 40 jours par an pour le maintenir en conditions opérationnelles : C’est un projet à vie, constate Véronique Naly Demachy.

Pour être efficace, un PCA doit pouvoir être déclenché très rapidement. L’ensemble des personnels doit donc être sensibilisé, informé et entraîné régulièrement sur les modalités : qui sont les acteurs PCA essentiels et comment vont-ils poursuivre les activités critiques , avec quels moyens (site de repli, télétravail, transfert d’activité sur un autre site…)? « La sensibilisation des personnels facilite, aussi, la gestion des collaborateurs qui ne sont pas intégrés dans le PCA : l’incitation à la prise de RTT ou de congés est mieux perçue et mieux acceptée si les collaborateurs connaissent et comprennent les enjeux liés au PCA. »

A l’heure où beaucoup de services sont externalisés, la prise en compte des fournisseurs et des partenaires revêt une importance capitale pour la poursuite des activités « Il est impératif que chaque entreprise mette en place, avec chaque prestataire critique, un cahier des charges PCA à inclure en avenant au contrat. Cet avenant stipulera le niveau de service assuré par le prestataire si celui-ci déclenche son propre PCA. » Cet aspect, souvent négligé par les entreprises qui se contentent seulement de récupérer le PCA de leurs fournisseurs , montre toute son importance avec la crise actuelle du coronavirus qui bloque un certain nombre de fournisseurs chinois et européens.

Quel rôle pour l’auditeur interne ?

En amont, l’auditeur à un rôle de conseil auprès des directions pour sensibiliser à la mise en place d’un Plan de Continuité des Activités et, le cas échéant, à le mettre à jour chaque année. « Dans les formations que je dispense auprès des auditeurs, les sujets récurrents tournent beaucoup autour de l’efficacité des PCA. Comment détecter les failles ? Comment l’optimiser ? La question des tests est centrale. » Au moment du déclenchement du PCA, l’auditeur peut-être amené à exercer des missions de contrôle : vérifier, par exemple, comment les collaborateurs adoptent le télétravail, les éventuelles pertes d’information, le respect de la confidentialité et des normes internes« Dans les cellules de crise PCA que je mets en place, l’auditeur se met en position de ressource spécifique pour répondre à des demandes de contrôle de la part de la direction générale. Car on sait que dans ces périodes de crise, les risques de fraude sont aussi plus importants. » Pour Véronique Naly Demachy, la notion de PCA reste encore souvent floue pour un grand nombre de dirigeants d’entreprises, concentrés sur le développement des activités, l’optimisation de la production ou la réduction des coûts  Par l’ampleur de ses impacts, la crise actuelle du coronavirus va certainement réveiller les consciences sur l’importance de consacrer du temps et de l’énergie pour se préparer à toute éventualité.

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