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Rédiger un rapport d’audit percutant : six conseils pour être plus convaincant

​Si vous demandez aux auditeurs internes pourquoi ils produisent des rapports, certains vous répondront que c’est pour communiquer les objectifs, le périmètre d’intervention et les résultats d’une mission. D’autres vous diront peut-être que le but est de présenter leurs constats et de faire des recommandations d’amélioration. Et pourtant, la finalité ultime des rapports d’audit interne n’est pas de décrire ce que nous avons trouvé, ou de faire des recommandations, mais bien de convaincre les lecteurs de passer à l’action.

Le rapport doit avoir un impact, mais les auditeurs internes ne réalisent pas tous à quel point le style de rédaction est déterminant pour influencer l’adoption, en temps utile, de mesures correctives. Le contenu d’un rapport informe les lecteurs mais j’irai jusqu’à dire que le style employé est ce qui les motive. Par exemple, lorsque l’armée américaine a testé deux versions d’un message demandant aux destinataires d’effectuer une tâche spécifique, ceux qui avaient reçu une lettre bien écrite et « marquante » avaient deux fois plus de chances de lui donner suite le jour même.

Au cours de ma carrière d’auditeur interne, j’ai rédigé ou corrigé des centaines de rapports d’audit —certains très bons et d’autres qui auraient mérité une révision supplémentaire. Vous trouverez ci-dessous quelques pistes pour vous aider à produire des rapports plus percutants qui, non seulement, amènent les lecteurs à changer d’avis mais les incitent aussi à passer à l’action pour obtenir des résultats.

  1. Soyez concis

Si vous jetez un coup d’œil au rapport de l’inspecteur général du Ministère américain de la justice, traitant de la manière dont les agents fédéraux ont mené l’enquête sur l’usage d’un serveur de messagerie privé par Hillary Clinton lorsqu’elle était secrétaire d’Etat, vous vous rendrez compte qu’il est radicalement différent d’un rapport d’audit normal. Il contient plus de 250 000 mots et les recommandations ne commencent que vers la 500ème page.

Je n’émets pas d’avis sur les constats du rapport ou les questions de politique qui continuent de l’entourer. En tant qu’ancien inspecteur général, je peux comprendre la nécessité de fournir des détails. Le périmètre d’intervention était impressionnant, les questions complexes et chaque aspect de la mission était sujet à controverse. Mais il faut toujours garder ses lecteurs à l’esprit et un style qui est acceptable pour une enquête d’envergure menée par un inspecteur général n’est probablement pas approprié pour votre fonction d’audit interne. Après avoir essayé (en vain) de lire le rapport de l’inspecteur général en une seule soirée, je me suis souvenu des paroles du grand Winston Churchill, qui a déclaré : « ce rapport, par sa longueur même, se protège contre le risque d’être lu ».

Quelles leçons pour les auditeurs internes ? (1) Les rapports d’audit interne les plus convaincants sont ceux qui sont adaptés aux besoins des parties prenantes ; et (2) trop d’informations réduit l’impact de nos rapports. Si un mot, une idée ou une phrase ne traite pas directement du sujet, mieux vaut l’éliminer.

  1. Restez simples

Les meilleurs rapports d’audit interne expriment de grandes idées avec de petits mots et non l’inverse. Nos rapports sont plus persuasifs lorsque nous utilisons un langage clair, direct et courant. Cela n’implique pas un « nivellement par le bas » de nos rapports, mais une communication claire et efficace, c’est-à-dire tout le contraire d’un jargon juridique. Comme je l’ai dit dans un précédent blog, « Dix choses à ne pas dire dans un rapport d’audit interne », si ce que vous avez écrit a l’air impressionnant, il vaut probablement mieux le réécrire.

Il existe des preuves irréfutables qu’un texte écrit dans un langage simple sera lu, compris et pris en compte beaucoup plus rapidement. En 1989, la marine américaine a mené une enquête auprès d’officiers à qui l’on avait remis des mémos rédigés soit dans un anglais clair, soit dans un style bureaucratique. Les officiers qui avaient lu les mémos en anglais simple :

  • avaient beaucoup mieux compris;
  • avaient pris entre 17 et 23 % moins de temps pour lire le mémo ;
  • avaient moins éprouvé le besoin de relire le mémo.

Beaucoup d’auditeurs internes utilisent des outils tels que Flesch Reading Ease ou Flesch-Kincaid Grade Level pour tester la lisibilité de leurs rapports. Ces tests sont disponibles gratuitement en ligne. Si vous rédigez vos rapports sur Microsoft Word, vous pouvez choisir d’afficher des informations sur le niveau de lecture après avoir vérifié l’orthographe et la grammaire.

Quelle leçon pour les auditeurs internes ? Il y a une raison pour laquelle vous verrez rarement du langage de bureaucrate ou du jargon juridique dans des documents marketing : le langage simple permet de mieux vendre les idées. Et s’il est vrai que toutes vos parties prenantes sont capables de lire et de comprendre une thèse de doctorat, cela ne veut pas dire qu’elles en ont envie. Vos rapports ont plus de chances de convaincre s’ils ne sont pas pompeux, compliqués ou truffés de jargon technique.

  1. Mettez vos meilleures idées en valeur

Nous devons permettre aux dirigeants, dont les agendas sont souvent très chargés, de lire et d’absorber le plus facilement possible les conclusions de nos travaux et d’en tirer les mesures qui s’imposent. La concision et la simplicité y contribuent mais nous devons également organiser nos rapports de façon à mettre en exergue les idées les plus importantes.

Des titres informatifs, des sous-titres, et des encarts peuvent attirer l’attention sur les points essentiels de votre rapport. N’hésitez pas à utiliser des exemples, des tableaux, des couleurs, des graphiques ou des photos pour clarifier ou mettre l’accent sur des questions importantes. Pensez également à introduire une synthèse, une table des matières, et/ou un index pour aider le lecteur à trouver facilement l’information qu’il recherche. Pour les rapports plus volumineux, une synthèse est indispensable.

Quelle leçon pour les auditeurs internes ? Les parties prenantes ont des besoins différents. Nous devons donc aider chaque lecteur à trouver les informations dont il a besoin. Nos rapports n’arriveront pas à convaincre si les messages essentiels se perdent dans les détails.

  1. Ne négligez pas les règles élémentaires

Avez-vous déjà reçu un curriculum vitae ou une proposition commerciale qui contenait des fautes d’orthographe ou de grammaire ? Alors vous avez probablement réfléchi à deux fois avant de prendre au sérieux la personne ou la société qui les avait envoyés. Il en va de même pour votre rapport d’audit. S’il contient des fautes d’orthographe, de grammaire ou de ponctuation, vos lecteurs peuvent en conclure que les détails n’ont pas d’importance pour vous ou, pire, que vous n’êtes pas consciencieux. Une seule erreur peut nuire à votre crédibilité. C’est peut-être injuste, mais des fautes (d’attention ou autres), peuvent faire passer vos arguments, si logiques soient-ils, au second plan.

Quelle leçon pour les auditeurs internes ? Faîtes attention aux détails. Il est bien difficile d’être convaincant si votre négligence des règles élémentaires vous a couté votre crédibilité.

  1. Pensez aux implications

Nous essayons tous d’être impartiaux mais souvent nous oublions les implications derrière nos mots. Si nous voulons que nos lecteurs acceptent nos idées, notre ton doit être positif, même si notre message est négatif.

Dans Clarity, Impact, Speed : Delivering Audit Reports That Matter, mon amie Sally Cutler donne des exemples de phrases qui, du point de vue du management, peuvent sembler inutilement biaisées ou négatives :

Biaisé et plus négatif :

– L’unité a été incapable de fournir les documents démontrant la conformité à la politique.

– Quand nous les avons questionnés, les managers ont donné des explications contradictoires sur le procédé de vérification des fournisseurs.

Impartial et plus positif :

-Les documents démontrant la conformité à la politique n’étaient pas disponibles.

-Les managers avaient des interprétations divergentes du processus de vérification des fournisseurs.

Quelle leçon pour les auditeurs internes ? Il est rare que l’on persuade quelqu’un en le rendant hostile ou en le mettant sur la défensive. Si notre rapport semble biaisé ou injuste, il y a de bonnes chances que l’audité nous ignore.

  1. Souvenez-vous des « cinq C​ »

Un des séminaires de l’IIA sur la rédaction des rapports d’audit décrit les cinq éléments essentiels d’une observation et d’une recommandation :

  • Criteria – référentiels (ce qui devrait être).
  • Condition – faits (ce qui est).
  • Cause – causes (raison de la différence entre ce qui devrait être et ce qui est).
  • Consequence – conséquences (impact).
  • Corrective action plans – actions correctives/recommandations.

Il se peut que votre rapport ne soit pas convaincant, même si vous utilisez les cinq C. Mais si vous vous en passez, vos chances de succès sont pratiquement nulles. Votre description des conséquences potentielles est particulièrement importante : elle est bien écrite lorsque la question « et alors ? » pousse le management à l’action. Elle indique qui tirera profit de cette action, de quelle manière et pourquoi. Souvent, la capacité de persuasion est accrue si les conséquences sont décrites en termes opérationnels, avec des éléments mesurables et des délais spécifiques. Si, par exemple, de l’argent, la sécurité ou l’intégrité d’un programme sont en jeu, vous devriez le mentionner.

Ce sont quelques conseils pour rendre les rapports d’audit interne plus convaincants, mais vous pouvez avoir d’autres suggestions. J’aimerais beaucoup les connaître.

A propos Richard CHAMBERS

Richard CHAMBERS
Richard F. Chambers, Président et directeur général de l’IIA (Institute of Internal Auditors) publie chaque semaine sur son blog InternalAuditor.org un article sur les enjeux et les tendances concernant la profession d’audit interne.