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Comment sensibiliser tout en contrôlant les organisations ?

Comment sensibiliser tout en contrôlant les organisations ?

L’approche méthodologique du contrôle interne de la Macif - Par Rosita COUSSET et Maxime CIVEL
Comment faire adhérer les métiers à la démarche de contrôle interne et permettre aux contrôleurs d’accroître leurs connaissances opérationnelles afin d’optimiser le niveau de maîtrise des risques ? Un constat : le contrôle interne est souvent perçu comme éloigné des contraintes opérationnelles, sans véritable valeur ajoutée alors qu’il s’agit en réalité d’un processus d’amélioration continue des activités opérationnelles. Il est essentiel pour le contrôle interne d’être en relation permanente avec les métiers pour renforcer le dispositif de maîtrise des risques. Nous tentons donc de répondre à cette problématique en définissant une méthodologie permettant de concilier les attentes des fonctions opérationnelles ou métiers et les missions du C.I. Pourquoi un accompagnement des opérationnels ? Ils sont confrontés à deux réalités : 1/ un manque de disponibilité pour définir leur dispositif de C.I. (priorité donnée à leur cœur de métier), 2/ un déficit d’acculturation au C.I. et du vocabulaire associé (langage technique versus langage contrôle interne). Pour y faire face, cette méthodologie comporte 2 étapes successives :
1. La première étape : « Accompagnement à l’efficacité de conception » du dispositif de contrôle interne. Objectif : améliorer la pertinence du dispositif de contrôle en définissant collégialement les contrôles clés et vulgarisant la description des activités de contrôle pour les rendre claires tant pour le métier que pour le contrôleur interne. Pour cela, l’accompagnement se fait principalement au travers de 2 ateliers de travail : 1er atelier : la revue opérationnelle du processus Après avoir collecté auprès des métiers des documents décrivant leur organisation et plus précisément leurs activités (procédures...), les contrôleurs internes établissent conjointement avec les opérationnels une représentation synthétique du processus analysé, sous forme d’un logigramme, en précisant notamment les acteurs, les actions réalisées et les systèmes d’information. 2nd atelier : la définition des activités de contrôle clés Une fois le logigramme validé par les opérationnels, les contrôleurs internes pré-identifient et décrivent les caractéristiques des activités de contrôle clés qu’ils jugent les plus pertinentes et efficaces pour maîtriser les risques dont la formalisation de la preuve de contrôle. Le métier peut proposer des ajustements ou formuler des contre-propositions lors d’un 2nd atelier qui consistera à trouver un consensus pour obtenir le dispositif de maîtrise optimal. Dans le cas contraire, les divergences sont tracées dans des recommandations afin que les opérationnels se positionnent formellement.
A l’issue de ces 2 ateliers d’échange, le C.I. qualifie les résultats obtenus (renforcement total, partiel ou non du dispositif). Cette approche offre une réelle plus-value puisque les dispositifs de maîtrise sont conçus et partagés avec le C.I. du groupe Macif, ce qui permet au métier monter en compétence sur ces sujets et symétriquement aux contrôleurs internes de mieux appréhender les processus métiers. 2. La seconde étape : « revue de l’efficacité opérationnelle » du dispositif de contrôle interne. Une fois les activités de contrôle clés définies et réalisées, les contrôleurs internes s’assurent de la réalité et de la conformité de la mise en œuvre opérationnelle des activités de contrôle clés (efficacité opérationnelle). Pour cela, ils effectuent une « revue de l’efficacité opérationnelle » (contrôles de niveau 2) lors de laquelle les preuves de contrôle, dont la formalisation a été validée avec le métier lors du 2nd atelier, sont demandées. Ainsi, les résultats de cette 2nde étape ne sont pas contestables étant donné que les activités de contrôle clés et la formalisation de la preuve de leur réalisation ont préalablement été définies. En cas d’écarts avec ce qui a été préalablement défini, les contrôleurs émettent des recommandations qui seront suivies par le C.I. afin de s’assurer que le métier les met en place dans un délai raisonnable pour justifier du niveau d’efficacité du dispositif de contrôle. Cette approche permet de gagner en efficacité et de fiabiliser l’autoévaluation réalisée par le métier de leur dispositif de maîtrise des risques et la criticité résiduelle du risque. Cette méthodologie maintient une indépendance sur la définition et la réalisation des contrôles tout en accompagnant les opérationnels dans le déploiement de leur dispositif. C’est une approche « win/win ». Cette méthodologie maintient une indépendance sur la définition et la réalisation des contrôles tout en accompagnant les opérationnels dans le déploiement de leur dispositif. C’est une approche « gagnant / gagnant ».   Remerciements à Lydie BAZERQUE & Nadège DAVID pour leur contribution.»

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